Importer des envois par fichier CSV dans Boxtal
Ce guide explique comment préparer un fichier CSV d'envois que Boxtal peut importer sans erreur. Il s'appuie sur les modèles téléchargeables dans Boxtal et sur l'article d'aide « Importer des fichiers d'envois ».
En bref
- Partez toujours d'un modèle généré dans Boxtal, page Importer des envois par fichier.
- Enregistrez le fichier en CSV UTF-8, avec la virgule comme séparateur et chaque valeur entre guillemets doubles.
- Gardez la ligne des noms de colonnes telle quelle, et supprimez la ligne d'explications du modèle (celle qui commence par « #obligatoire »).
- Utilisez le point pour les décimales, le poids en kg, les dimensions en cm, la valeur en euros.
- 300 lignes d'envois au maximum par fichier.
1. Télécharger le bon modèle
Dans Boxtal, depuis la page d'accueil, cliquez sur Importer des envois par fichier. Vous pouvez y générer un modèle adapté à vos besoins, au format CSV ou XLS/XLSX. Chaque modèle contient, sous les noms de colonnes, une ligne d'explications pour remplir chaque colonne.
Si vous travaillez avec Microsoft Excel, Boxtal conseille le modèle XLS/XLSX, car Excel interprète mal les sauts de ligne de la ligne d'explications du modèle CSV. Si vous utilisez le modèle CSV, choisissez l'encodage UTF-8 à l'ouverture pour que les accents s'affichent correctement.
Les colonnes du modèle dépendent des options choisies.
| Besoin | Colonnes ajoutées au modèle de base |
|---|---|
| Envoi simple (modèle de base) | Destinataire, point relais, un colis, référence |
| Préciser le contenu | content_detailed_description, content_category_code |
| Plusieurs colis par envoi, ou plis et palettes | shipment_type, package_2_… (et package_3_…, package_4_… en dupliquant les colonnes) |
| Expédier depuis une autre adresse que l'adresse par défaut | Les 11 colonnes sender_… de l'expéditeur, en tête de fichier |
| Envoi hors Union européenne (déclaration douanière) | reason et les colonnes article_1_… (et article_2_…… en dupliquant les colonnes) |
2. Format attendu du fichier CSV
| Règle | Détail |
|---|---|
| Encodage | UTF-8. Un autre encodage corrompt les accents (« é » au lieu de « é »). |
| Séparateur de colonnes | La virgule, comme dans les modèles Boxtal. |
| Guillemets | Toutes les valeurs entre guillemets doubles, même les nombres et les valeurs vides : "Jean", "1.2", "". Un guillemet à l'intérieur d'une valeur s'écrit en double (""). |
| Ligne 1 | Les noms de colonnes du modèle, sans les modifier (orthographe, minuscules, tirets bas) et dans le même ordre. |
| Ligne 2 du modèle | La ligne d'explications (« #obligatoire… », « #optionnel… ») doit être supprimée avant l'import. |
| Lignes suivantes | Un envoi par ligne, 300 lignes au maximum par fichier. |
| Nombres | Point comme séparateur décimal ("1.5", pas "1,5"), sans unité ni espace. |
| Unités | Poids en kilogrammes, dimensions en centimètres entiers, valeurs en euros. |
3. Les colonnes à remplir
Destinataire
| Colonne | Obligatoire | Contenu | Exemple |
|---|---|---|---|
recipient_first_name | Oui | Prénom | "Jean" |
recipient_last_name | Oui | Nom | "Dupont" |
recipient_company | Non | Société | "Société ABC" |
recipient_address_line_1 | Oui | Numéro, type et nom de rue | "13 boulevard des Capucines" |
recipient_address_line_2 | Non | Complément d'adresse (résidence, bâtiment…) | "Bâtiment A, 3e étage" |
recipient_postal_code | Selon le pays | Code postal, au format du pays | "75002" |
recipient_city | Oui | Ville | "Paris" |
recipient_country_iso_code | Oui | Code pays à 2 caractères | "FR" |
recipient_additional_information | Non | Consignes de livraison | "Laisser au gardien" |
recipient_phone | Oui | Téléphone, sans espace ni tiret | "+33612345678" |
recipient_email | Oui | Une seule adresse e-mail | "jean.dupont@email.com" |
recipient_proximity_point | Non | Code du point relais (voir plus bas) | "MONR-FR-32669" |
Contenu de l'envoi (si les colonnes sont présentes)
| Colonne | Obligatoire | Contenu | Exemple |
|---|---|---|---|
content_detailed_description | Oui | Description détaillée du contenu | "Livres de poche" |
content_category_code | Oui | Code de la catégorie de contenu, voir le référentiel des catégories | "10150" |
Colis
| Colonne | Obligatoire | Contenu | Exemple |
|---|---|---|---|
shipment_type | Non | Type d'envoi, PARCEL (colis), PALLET (palette) ou LETTER (pli). PARCEL par défaut. | "PARCEL" |
package_1_weight | Oui | Poids du 1er colis en kg | "1.2" |
package_1_length | Oui | Longueur en cm | "20" |
package_1_width | Oui | Largeur en cm | "15" |
package_1_height | Oui pour un colis ou une palette | Hauteur en cm, facultative seulement pour un pli (LETTER) | "10" |
package_1_value | Oui | Valeur de la marchandise du colis en euros | "45" |
package_2_weight, package_2_length, package_2_width, package_2_height, package_2_value | Non | 2e colis. Si une de ces valeurs est remplie sur une ligne, les autres deviennent obligatoires, avec les mêmes règles que le 1er colis. Pour un 3e colis, ajoutez les colonnes package_3_…. | "2", "30", "20", "10", "20" |
Expéditeur (si les colonnes sont présentes)
Sans colonnes sender_…, l'adresse d'expédition par défaut de votre compte s'applique. Si vous les ajoutez, renseignez l'expéditeur sur chaque ligne.
| Colonne | Obligatoire | Contenu |
|---|---|---|
sender_first_name, sender_last_name | Oui | Prénom et nom de l'expéditeur |
sender_company | Non | Société |
sender_address_line_1 | Oui | Numéro, type et nom de rue |
sender_address_line_2 | Non | Complément d'adresse |
sender_postal_code | Selon le pays | Code postal |
sender_city, sender_country_iso_code | Oui | Ville et code pays |
sender_additional_information | Non | Consignes de collecte |
sender_phone, sender_email | Oui | Téléphone et e-mail de l'expéditeur |
Déclaration douanière (envois hors UE)
Ces colonnes peuvent être obligatoires selon le pays de destination, pour les envois hors de l'Union européenne, y compris vers l'outre-mer.
| Colonne | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
reason | Motif de l'envoi, SALE (vente), REPR (réparation), RTRN (retour), GIFT (cadeau, don), SMPL (échantillon), PRSU (usage personnel), ICDT (documents inter-entreprises) ou OTHR (autre) | "SALE" |
article_1_description | Description de l'article, de préférence en anglais | "Paperback books" |
article_1_quantity | Quantité (nombre entier) | "2" |
article_1_unit_weight | Poids unitaire en kg | "0.6" |
article_1_unit_price | Prix unitaire en euros | "22.5" |
article_1_country_of_origin_code | Code du pays d'origine | "FR" |
article_1_tariff_number | Code SH (nomenclature douanière) à 6, 8 ou 10 chiffres | "490199" |
Pour déclarer un 2e article, ajoutez les colonnes article_2_…. Si un article est commencé sur une ligne, renseignez ses six valeurs.
Référence
| Colonne | Obligatoire | Contenu | Exemple |
|---|---|---|---|
external_reference | Non | Votre référence de commande | "CMD-12345" |
4. Les points qui provoquent le plus d'erreurs
Téléphone
- Le numéro s'écrit sans espace, point ni tiret, par exemple
"0612345678"ou"+33612345678". - L'indicatif international est facultatif. Sans indicatif, Boxtal valide le numéro selon le pays du destinataire (ou de l'expéditeur), et la ligne est refusée si la validation échoue.
- Pas de 0 après l'indicatif,
"+33612345678"et non"+330612345678". - Un numéro de portable permet au destinataire de recevoir les SMS de suivi.
Code pays
- Indiquez le code à 2 caractères, pas le nom du pays, par exemple
"FR","BE","DE". - L'outre-mer a ses propres codes, par exemple GP (Guadeloupe), MQ (Martinique), GF (Guyane), RE (La Réunion), YT (Mayotte).
- Certains territoires ont un code plateforme Boxtal particulier, par exemple P1 (Açores), P2 (Madère), E1 (Canaries). La liste complète figure dans le référentiel des pays et des codes postaux.
Code postal
- Il doit respecter le format du pays, avec ses espaces ou tirets éventuels (par exemple « 1000-004 » au Portugal, « H1A 0A1 » au Canada).
- Une erreur de format ne bloque pas l'import. L'envoi est ensuite signalé dans vos envois, à corriger avant de le valider.
Point relais
La colonne est facultative. Si elle est vide et que l'offre choisie est une offre en point relais, le point le plus proche de l'adresse du destinataire est sélectionné automatiquement. Si vous la remplissez, le code doit respecter le format XXXX-PP-CODE ou XXXX-CODE.
XXXXest le code du transporteur, MONR (Mondial Relay), UPSE (UPS), SOGP (Relais Colis), POFR (Colissimo), COPR (Colis Privé) ou CHRP (Chronopost).PPest le code pays du point relais (FR, BE…).CODEest l'identifiant du point chez le transporteur.
Exemples, "MONR-FR-32669", "CHRP-FR-1165Y", "POFR-FR-824733", "COPR-FR-429", "SOGP-FR-G71F5", "UPSE-FR-U29540441".
Excel et les zéros initiaux
Excel supprime le 0 initial des numéros et codes postaux (« 612345678 », « 6000 ») et affiche les longs numéros en notation scientifique (« 6,12E+08 »). Avant de saisir ou de coller les données, sélectionnez les colonnes du téléphone et du code postal et choisissez le format Texte.
5. Exemple de fichier correct (modèle de base)
"recipient_first_name","recipient_last_name","recipient_company","recipient_address_line_1","recipient_address_line_2","recipient_postal_code","recipient_city","recipient_country_iso_code","recipient_additional_information","recipient_phone","recipient_email","recipient_proximity_point","package_1_weight","package_1_length","package_1_width","package_1_height","package_1_value","external_reference" "Jean","Dupont","","13 boulevard des Capucines","","75009","Paris","FR","","0612345678","jean.dupont@email.com","","1.2","20","15","10","45","CMD-12345" "Claire","Girard","","18 rue Victor Hugo","","06000","Nice","FR","","+33611111111","claire.girard@mail.com","MONR-FR-32669","1.3","18","15","12","40","CMD-12350"
6. Enregistrer le fichier au bon format
- Microsoft Excel, menu Fichier, Enregistrer sous, type « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) ». Le type « CSV (séparateur : point-virgule) » donne un fichier qui ne correspond pas au modèle.
- LibreOffice Calc, menu Fichier, Enregistrer sous, type « Texte CSV », puis cochez « Éditer les paramètres du filtre ». Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8), le séparateur de champ « , », le séparateur de texte « " », et cochez « Mettre entre guillemets toutes les cellules texte ».
- Un éditeur de texte (Bloc-notes, Notepad++) permet de vérifier le résultat. Chaque ligne doit ressembler à l'exemple ci-dessus.
7. En cas d'erreur à l'import
Lors de l'import, Boxtal vérifie chaque ligne. Si des erreurs sont détectées, un bouton permet de télécharger un fichier de retour enrichi, au même format que votre fichier (CSV ou XLSX).
- La 1re colonne vaut « 0 » si la ligne est valide, « 1 » si elle contient une erreur.
- La 2e colonne contient le ou les messages d'erreur de la ligne.
- Les données d'origine suivent, dans l'ordre attendu.
Exemple d'une ligne en erreur dans le fichier de retour.
"1","Le format du numéro de téléphone du destinataire est incorrect (recipient_phone)","Claire","Girard","","18 rue Victor Hugo","","06000","Nice","FR","","+3306111111","claire.girard@mail.com","","1.3","18","15","12","40","CMD-12350"
Ici, le numéro « +3306111111 » contient un 0 en trop après +33. Corrigez les lignes signalées dans votre fichier d'origine, supprimez les deux premières colonnes si vous repartez du fichier de retour, puis importez-le de nouveau.
8. Liens utiles
- Page d'import et téléchargement des modèles
- Aide en ligne, Importer des fichiers d'envois
- Référentiel des pays et des formats de codes postaux
- Référentiel des catégories de contenu
Guide établi d'après les modèles d'import de Boxtal et l'aide en ligne, mis à jour le 19/10/2026.